e-mailer dokumentów + KSEF

Podstawowym działaniem programu jest automatyczne wysyłanie do klientów:

• Faktur VAT,

• Zamówień od Klientów (Faktur Pro Forma)

• Paragonów Imiennych

Wysyłka odbywa się w oparciu o flagi własne.

Dla każdego typu ww dokumentów ustalamy Flagę Własną (lub jej brak), która powoduje, że dokument będzie wysyłany, oraz Flagę Własną, która będzie ustawiona po wysłaniu dokumentu mejlem.

Odpowiadają za to parametry „Wyślij gdy Flaga Własna to:” oraz „Po wysłaniu mejla, ustaw FW"

Program posiada liczne opcje, które pozwalają wpływać na zachowanie programu.

Opcje widoczne są na głównym ekranie aplikacji, a jeśli dana opcja wymaga więcej wyjaśnień – dostępny jest rozszerzony opis po kliknięciu w link (info).

Omówienie dostępnych opcji – pod koniec niniejszego opisu.

Wysyłanie dokumentów odbywa się poprzez wsadowe uruchamianie programu z harmonogramu zadań windows.

Program wysyła mejle przy użyciu zdefiniowanego konta pocztowego, a dzięki wbudowanemu klientowi SMTP wysyłka nie wymaga obecności dodatkowego programu pocztowego.

Zawartość mejli definiuje się w edytorze szablonów email.

Program umożliwia wskazanie używanych wzorców wydruku, a nawet ich dynamiczne wyliczanie dla faktury zagranicznych (info w dalszej części opisu).

Popularnym scenariuszem działań, jest wysyłanie faktur na zakończenie pracy – np. o godz. 16.

W ten sposób, przez cały dzień w Subiekcie wystawiane są np. faktury, a niezależnie od sposobu ich wystawienia (ręcznie, automatycznie w wyniku działań zewnętrznych programów),

Faktury te nie wymagając od pracowników żadnych dodatkowych działań.

Co więcej, przesunięcie w czasie ich wysyłki do klientów daje możliwość wprowadzenia zmian, w przypadku gdy okaże się, że dokument należy poprawić.

O ustalonej porze odpala się niniejszy program i wykonuje masową wysyłkę dokumentów.

Ze względu na potencjalną możliwość wystąpienia przerw w dostępie do internetu, praktykowane jest wielokrotne uruchamianie programu np. co 30 minut, a więc w naszym przykładzie o godz 16:00, 16:30, 17:00, 17:30 itd.

Możliwe są również inne scenariusze, o czym będzie mowa w dalszej części opisu.

Era KSeF – wysyłanie faktur do rządowego systemu

Ponieważ od kwietnia 2026 większość firm będzie zobowiązana do wysyłania Faktur do KSeF, powstaje wiele pytań i koncepcji o tym, jak podejść do tematu.

Teoretycznie można wypisaną fakturę wysłać do KseFu zaraz po jej zapisaniu i po kłopocie.

Można wtedy też wydrukować klientowi fakturę wraz z kodem QR, dzięki któremu można zweryfikować istnienie faktury w KSeF.

Tego rodzaju działania pewnie będą się pojawiały w przypadku bezpośredniej sprzedaży i bardzo zależą od specyfiki danej firmy.

Ale biorąc pod uwagę, że faktura wysłana do KSeF nie może być już zmieniona, interesująca może stać się koncepcja, opisana w poprzednim punkcie – tj. wypisywanie dokumentów Faktura VAT (o typie „Faktura do KSeF”) i przesunięcie w czasie terminu wysyłki – czy to na zakończenie pracy, czy przynajmniej odroczenie w czasie wysyłki, aby dać sobie bufor na wprowadzenie ewentualnych poprawek do wypisanych dokumentów.

Ponadto powstaje kolejne pytanie – czy poprzestać na wysłaniu faktury do KSeF, czy wysłać również klientowi obraz faktury z kodem QR.

Praktyka dużych firm pokazuje ciekawy trend.

Mimo, iż część z nich komunikowała, że będzie wysyłała dokumenty tylko do KSeF, pomijając np. wysyłkę PDFa z fakturą na ustalony wcześniej email, to dosyć szybko okazało się, że nie jest to dobre rozwiązanie.

KSeF w żaden sposób nie powiadamia o wpadnięciu nowej faktury, wszystkie faktury zakupowe wpadają do jednego wspólnego wora i wymagają obrobienia.

To z pewnością powodowało opóźnienia w płatnościach lub chaos informacyjny, którego nie było, w momencie, kiedy faktura przychodziła na konkretny, ustalony email, do konkretnej osoby, która np. zamawiała dany towar czy usługę.

Dlatego też, powszechne stało się wysyłanie faktur zarówno do KseFu jak i ich obrazów w postaci PDFów (z kodem QR) we wcześniej ustalonej formie.

Program  – obsługuje takie sytuacje i być może będzie dla Twojej firmy najwygodniejszym sposobem, aby znaleźć się w nowej rzeczywistości.

Nowe funkcje KSeFowe

Wersja 4 programu dodała wiele funkcje, które pozwalają załatwić temat wysyłki faktur do KseFu.

Podstawowa opcja to:

• W przypadku braku numeru KSeF, wyślij dokument do KSeF

Opcja działa zgodnie z jej opisem – więc jeśli dokument nie był zarejestrowany w KSeF, przed wysyłką emaila będzie do KseFu wysłany.

Tutaj należy zwrócić uwagę na fakt, iż działanie tej opcji dotyczy wysyłania faktur do KSeF przed ich wysyłką emailem, a email wysyłany jest dla dokumentów na podstawie Flagi Własnej kwalifikującej dany dokument do przetwarzania. Możliwy jest też dodatkowy, startowy przebieg programu, związany tylko z wysyłką dokumentów do KSeF, który działa niezależnie od ustawionych Flag Własnych – info w dalszej części.

Poniżej mamy skorelowaną opcję: Nie wysyłaj dokumentów z przekroczoną datą wysyłki.

Należy pamiętać, że każda faktura w Subiekcie GT, nie będąca fakturą tradycyjną, wymaga wysłania do KseFu w wymaganym ustawowo terminie.

W przypadku typu „Faktura do KSef” jest to bieżący dzień roboczy, a w przypadku Faktur Offline24 terminem jest kolejny dzień roboczy.

Termin wysyłki jest zapisany na poziomie dokumentu, a zaznaczenie opisywanej opcji spowoduje, że faktury po terminie nie będą wysyłane do KSeF.

Dostęne są też dodatkowe opcje związane z fakturami bez nadanegop numeru KSeF

Faktura bez numeru KSeF: nie wysyłaj (FW nie będzie zmieniona) - po prostu może być nie wysłana do klienta.

Wydaje się to dobrą opcją, ponieważ faktura nie mająca odzwierciedlenia w KSeF, nie ma żadnej wartości prawnej.

Nie ma w tym momencie znaczenia, powód dla którego faktura nie została wysłana do KSeFu – być może była to niedyspozycja KSeFu, który już pierwszego dnia pokazał, na co go stać ;)

Ważne jest, że ustawienie harmonogramu wysyłek, jak w przykładzie na początku opisu, spowoduje, że próby wysyłek do KSeF (nie wysłanych dokumentów) będą ponawiane w kolejnych wywołaniach.

Druga z widocznych opcji, umożliwia mimo wszystko wysłanie takiej faktury, ale z podmienionym tytułem na „Potwierdzenie sprzedaży” - co może stanowić dla klienta cenną informację i potwierdzenie, że jego zamówienie jest realizowane, mimo iż KSeF ma kolejną awarię.

W tym drugim przypadku, program zmieni Flagę Własną na taką, która potwierdza wysłanie do klienta mejla z dokumentem.

Tym samym, ten dokument nie będzie dalej przetwarzany i wysyłany.

W takim scenariuszu, dokument nie będzie wysłany do KSeFu, chyba, że zaznaczymy kolejną opcję:

Opcja wysyłania dokumentów do KSeF będzie wykonywana na starcie, niezależnie od FW kwalifikujących dokument do wysłania.

W przypadku więc, gdy dopuszczamy wysłanie do klienta „potwierdzenia sprzedaży” powinniśmy korzystać właśnie z tej opcji, która powoduje, że program po uruchomieniu swojego działania, w pierwszej kolejności wykonuje procedurę wysyłania do KSeFu dokumentów tego wymagających, bez względu na ich Flagę Własną, a dopiero na drugim etapie rozpoczyna standardową wysyłkę emaili (w oparciu o Flagi Własne)

Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, iż opcja ta jest niezalecana w przypadku wykorzystywania dodatkowej walidacji dokumentów przed wysyłką – jest to dodatkowa funkcjonalność Rozsyłacza Dokumentów i opiera się o pisane za zamówienie pluginy, które weryfikują poprawność wystawionych dokumentów przed ich wysyłką (np. poprawność cen)

W parametrach KSeF jest jeszcze kolejna opcja powiązana z wysyłką dokumentów na starcie:

Po wysyłce do KSeF – zakończ program

Zaznaczenie poprzedniej i tej opcji spowoduje, że program będzie wykonywał tylko procedurę wysyłania dokumentów do KSeF.

Opcja ta stanowi lepszą alternatywę harmonogramu wysyłania dokumentów do KSeF zawartego w Subiekcie GT, ponieważ ta funkcjonalność wbudowana w GT wymaga aby przynajmniej jedno stanowisko Subiekta GT było odpalone, co wbrew pozorom jest trudne do wykonania w zautomatyzowany sposób.

Ostatnią opcją jest opcja Raportuj błędy na email.

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że jeśli program zanotował błędy:

• wysyłania dokumentów do KSeF,

• pominięcia wysyłania ze względu na przekroczoną datę wysyłki,

• pominięcia wysłania faktury mejlem ze względu na brak numeru KSeF,

• błędy walidacji (dodatkowa funkcjonalność pisana na zamówienie)

to na wskazany email zostanie wysłany raport błędów, dający większą kontrolę nad całym procesem.

Podsumowując – funkcjonalność związana z wysyłaniem dokumentów do KSeF – to brak konieczności pamiętania o tym obowiązku, swoboda wystawiania dokumentów przez pracowników, pełna automatyzacja całego procesu.

Kolejne opcje przydatne przy automatyce.

W wersji 4 pojawiła się też dodatkowa funkcja, która znacząco poprawi pracę w pewnych scenariuszach.

Załóżmy, że nie chcemy wysyłać dokumentów dopiero po zakończeniu pracy. Chcemy wysyłać je częściej – np. o każdej pełnej godzinie.

Możemy więc tak ustawić harmonogram zadań windows, aby program dok_mailer.exe uruchamiał się co godzinę.

W tym momencie, pojawia się pewien problem – dokument wystawiony o g. 10:02, będzie wysłany o godzinie 11, więc w razie konieczności jego poprawy, będzie na to trochę czasu.

Jeśli jednak pracownik wystawi dokument o godzinie 10:59 – ten praktycznie od razu będzie wysłany do KSeF i do klienta, tym samym poprawa będzie możliwa tylko poprzez korektę (KFS).

Rozwiązaniem jest opcja:

Pomijaj przetwarzanie świeżych dokumentów, tj. dodanych do XX minut temu.

Tym parametrem, możemy spowodować, że przykładowo dokument musi mieć minimum 60 minut, aby był przez Rozsyłacza zauważony, a tym samym zyskujemy dodatkowy bufor czasowy, nawet w scenariuszu częstego wysyłania dokumentów.

Program - wiele instancji

Program nie wymaga instalacji, wystarczy, że będzie wgrany do katalogu z prawem zapisu i odczytu dla użytkownika, na prawach którego jest odpalany

Program pracuje w kontekście wybranego magazynu i pracuje na zapisanej w danej instancji konfiguracji.

W przypadku większej ilości magazynów, konieczne jest utworzenie większej ilości instancji – czyli osobnych katalogów, w których umieszczony będzie ten program wraz z konfiguracją zapisaną w pliku konfiguracja.cfg

Dobór wzorców wydruku

Program pozwala wybrać wzorzec wydruku, który będzie użyty do generacji faktury (oraz pozostałych dokumentów).

W przypadku faktur i KSeFu, należy zwrócić uwagę na to, aby korzystać z nowych wzorców standardowych, albo własnych bazujących na nowych wzorcach, które obsługują drukowanie kodów QR.

Program pozwala wybrać wzorzec dla Faktur zwykłych i zaliczkowych, oraz inny wzorzec jeśłi dokument ma innego nabywcę i odbiorcę, co zwalnia nas z konieczności pamiętania o zmianie wzorca wydruku w przypadku sprzedaży dla jednostki budżetowej np. szkoły.

Możliwe jest też dynamiczne wyliczanie nazwy wzorca wydruku dla faktur walutowych.

Włączając dynamiczne wzorce, włączamy opcję "wyliczenia" pełnej nazwy wzorca w oparciu o prefix i symbol waluty (ze znakiem _ pomiędzy) oraz nazwę kraju (ze znakiem _ pomiędzy)

Wyliczanie nazw działa 2 etapowo i jest aktywowane, gdy symbol waluty na FS jest inny niż PLN lub kraj kontrahenta jest inny niż Polska.

Przykład: Zakładamy, że prefix nazwy to FS_WALUTA i mamy do czynienia z fakturą w walucie EUR wystawioną na kontrahenta z Niemiec.

W pierwszym kroku, program "wylicza" nazwę wzorca: "FS_WALUTA_EUR_Niemcy" (wielkość liter nie ma znaczenia). Jeśli jest taki wzorzec - zostanie on użyty do generowania faktury.

Jeśli wzorca o takiej nazwie nie ma, zostanie podjęta próba odnalezienia wzorca o nazwie "FS_WALUTA_EUR". Jeśli takiego wzorca również nie ma, użyty będzie podstawowy wzorzec dla FS.

Dynamiczne wzorce dotyczą tylko zwykłych FS (nie dotyczą Faktur zaliczkowych)

Pozostałe opcje i możliwości

Program, poza wysyłaniem faktur, wysyła również zamówienia od klienta oraz paragony imienne.
Ze względu na kombinację opcji, może służyć nie tylko do wysyłania faktur, ale również kolejnych mejli wraz ze zmieniającym się stanem zamówień informując np. o przyjęciu zamówienia (z prośbą o sprawdzenie jego poprawności na załączonym ZK) czy o fakcie, że zamówienie jest już spakowane, co osoba pakująca zaznacza zmianą FW, a program wysyła odp. powiadomienie do klienta. Całość opiera się o koncepcję obecnej, wymaganej Flagi własnej oraz flagi przypisywanej po wysłaniu mejla.

Funkcje występujące w programie:

• nie załączaj dokumentów do mejla

Ta funkcja powoduje, że żaden PDF do dokumentu nie będzie dołączany, co może być pomocne w przypadku wysyłania jedynie powiadomień odnoście statusu np. realizacji zamówienia

• uwzględniaj dane odbiorcy a nie nabywcy

Ta opcja powoduje, że dane kontrahenta, a więc m.in. jego e-mail będą brane z kartoteki odbiorcy, a nie z kartoteki nabywcy/płatnika

• Emaile wysyłane TYLKO do kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie poczty elektronicznej

To opcja, która ogranicza wysyłkę dokumentów tylko do kontrahentów, którzy wyrazili na to zgodę.

Rezygnacja z wysyłki dokumentu następuje po ewentualnym wysłaniu faktury do KSeF, nawet w wariancie, gdzie wysyłka do KSeF nie następuje na początku.

• Blokada wysyłania emaili

Opcja powoduje, że żaden email nie będzie wysłany do klienta, ale przetwarzany dokumenty zyska odpowiednią FW. Opcja może być używana w połączeniu z kolejną :

 

• Drukuj dokumenty na drukarce (domyślnej lub wynikającej z ustawień we wzorcu)

która to opcja powoduje, że przetwarzany dokument jest drukowana na drukarce (przykładowo zamówienia z ustawioną FW będą się drukowały na magazynie celem komplatacji)

W sekcji dotyczących faktur sprzedaży jest też opcja Pomiń wysyłanie FS. Domyślnie program zawsze przetwarza dokumenty FS, a ZK i Paragony to jest opcja. Pomijanie wysyłki FS, powoduje, że dana instancja programu dok_mailer, całkowicie pominie ten etap, czyli etap wysyłania mejli z FS.

W przypadku FS istnieje również możliwość dołączenia do mejla pliku CSV z pozycjami faktury, który może być przydatny dal odbiorców i umożliwić im automatyczne wczytywanie faktury do swojego systemu. Pliki CSV tworzone są w oparciu w wzorzec, który możemy edytować klikając na przycisku nagłówek CSV / pozycje CSV.

Opcje zaawansowane – walidacja dokumentów

Możliwe jest również wykonanie dodatkowych modułów, które sprawdzają przetwarzane dokumenty pod kątem ich poprawności.

Możliwości są nieograniczone, ponieważ walidacja odbywa się poprzez dodatkowy kod programu – pisany na zamówienie. Przykładem może być sprawdzenie cen na towary, których wysokość regulują osobne umowy (z punktu widzenia programu potrzebny jest dostęp do zewn. plików z odpowiednimi cennikami klienta), odrzucanie pozycji z ceną poniżej 1 pln, pozycji zerowych itp.

Dokument, który nie przejdzie walidacji, zyskuje FW zdefiniowaną w parametrze „FW ustawiana w przypadków błędów Walidacji FS/ZK”. Jeśli dokonujemy walidacji zarówno FS jak i ZK, obydwa typy dokumentów muszą mieć zdefiniowaną taką samą FW.

Dokument po zmianie flagi, nie jest przetwarzany przez kolejne wywołania tego programu, a operatorzy Subiekta muszą sprawdzić co jest powodem odrzucenia (w komentarzu flagi zapisywane są informacje na ten temat).

Przy stosowaniu walidacji do FS, powinno się unikać opcji wysyłania faktura do KSeF na starcie, niezależnie od FW, ponieważ jeśli błędna faktura trafi do KSeFu i tak konieczna będzie formalna korekta.

Błędy w walidacji będą raportowane mejlem, w przypadku użycia opcji „Raportuj błędy na email” (łącznie z błędami dotyczącymi KSeFu).

Szyfrowanie plików PDF – opcja dostępna w wersji PRO

Wersja PRO opisywanego programu, umożliwia szyfrowanie plików PDF. Możemy samodzielnie podać hasło właściciela / użytkownika albo włączyć automatyczne ustawienie hasła użytkownika. W tym drugi przypadku, jako hasło użytkownika będzie użyty numer nip podmiotu (bez kresek) lub adres email użyty do wysyłania mejla, jeśli nie kontrahent nie ma numeru NIP.

Archiwizacja dokumentów PDF w zewnętrznym repozytorium

Ta funkcja wymaga dodatkowej licencji dok_mailer_archiw. Moduł umożliwia archiwizowanie generowanych dokumentów PDF w odpowiedniej strukturze na wskazanym zasobie sieciowym.

Zasób sieciowy konfigurujemy wskazując katalog, do którego mają być przenoszone dokumenty

Jeśli dostęp do zasobu sieciowego wymaga logowania, to w konfiguracji możliwe jest również zalogowanie do zewnętrznego zasobu (dysku sieciowego). Zapis do archiwum odbywa się po zakończeniu wysyłania mejli, jako dodatkowy proces. Sposób działania programu zakłada, że zasób sieciowy może być okresowo niedostępny, po przywróceniu dostępu, archiwizowane są niewysłane wcześniej dokumenty.

Cena programu: 1950 pln netto

Do końca lutego cena promocyjna: 1650 pln netto

Program wymaga Sfery dla Subiekta GT, czerwonego plusa dla Inset GT (Flagi Własne) oraz Subiekta GT skonfigurowanego z KSeF

Program pracuje również z Navireo.